Privacy reglement

Protocol verwerking persoonsgegevens
PDC de Herberg / Stichting De Pietersberg 7.3.0.1

Inleiding
Om de gasten in de Herberg goede begeleiding en gepaste zorg te kunnen bieden is het noodzakelijk gegevens van hen te verzamelen en te verwerken. Dit moet gezien het vertrouwen dat de gasten ons schenken en de wettelijke verplichting (Algemene Verordening Gegevensbescherming) zorgvuldig gebeuren.

Pastoraal Diaconaal Centrum de Herberg
Pastoraal Diaconaal Centrum de Herberg is gevestigd aan de Pieterbergseweg 19, 6862 BT te Oosterbeek. Eindverantwoordelijk is het bestuur van Stichting De Pietersberg waar de Herberg onder valt.

  • PDC de Herberg biedt pastorale ondersteuning aan gasten die
  • aan een herstelprogramma deelnemen (1 – 6 weken)
  • als retraitegast in de Herberg verblijven
  • een Kom-op-adem-midweek volgen.
  • Bij PDC de Herberg werken
  • beroepskrachten (in loondienst)
  • vrijwilligers

Persoonsgegevens betreffen:

  • algemene gegevens
  • naam
  • NAW-gegevens
  • emailadres
  • geslacht
  • functie / beroep
  • burgerlijke staat
  • etc.

bijzondere gegevens

  • psychische/medisch situatie
  • biografische gegevens in de vorm van levensloopbeschrijvingen, samenstelling van gezin en familie
  • geloofsovertuiging/ relatie met een kerkelijke gemeente

Verslaglegging tijdens en na het verblijf
De gastenbegeleider maakt gespreksverslagen die opgeslagen worden in een digitaal dossier. Vrijwilligers (stafvervangers en gastvrouwen) maken een dagrapportage.
De gespreksverslagen worden na het verblijf zowel digitaal als papieren dossier opgeslagen. De dagrapportage wordt vernietigd. Zie punt 12.
Adresgegevens worden opgeslagen als toestemming is gegeven het magazine Uit de Herberg te ontvangen. Deze gegevens worden niet verstrekt aan derden.

Doel van het verwerken van persoonsgegevens:
PDC de Herberg verwerkt persoonlijke gegevens voor:

  • het bieden van professionele begeleiding
  • goede persoonlijke zorg, maaltijden
  • het leggen van contacten ter ondersteuning van de begeleiding (niet zonder toestemming)
  • het sturen van facturen (alleen algemene persoonsgegevens)
  • het vooraf sturen van (digitale) informatie van/over de Herberg (alleen adresgegevens)
  • het toesturen van het magazine Uit de Herberg (alleen adresgegevens)
  • het toesturen van een brief aan de diaconie van de betrokken kerkelijke gemeente, een paar weken na het verblijf van de gast, met het verzoek om een gift. In
  • deze brief wordt de naam van de gast niet genoemd

Informatie en toestemming

  • Eerste contact. Er wordt meegedeeld dat gegevens worden opgenomen in een dossier.
  • Intake. De gast ontvangt een ‘Overeenkomst betreffende een verblijf in de Herberg’. Als bijlage is o.a. dit privacyreglement toegevoegd.
  • Verblijf. De gast geeft bij aankomst d.m.v. een getekende Overeenkomst, toestemming voor het opslaan en het verwerken van de gegevens en eventueel overleg
  • met predikant, huisarts en hulpverlener. Van dit laatste wordt de gast altijd (vooraf) in kennis gesteld en het wordt genoteerd in het dossier.
  • Persoonlijke werkaantekeningen, rapporten die nog in bewerking zijn, worden niet aan derden verstrekt.

Toegang tot dossier
Directe toegang tot de dossier is slechts toegestaan aan gastenbegeleiders en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de functie. In alle andere gevallen wordt slechts toegang verleend tot het dossier na overleg met en toestemming door het hoofd gastenbegeleiding. Dit wanneer PDC de Herberg daartoe op grond van een wettelijke bepaling is verplicht.

Inzage en wijzigingen persoonsgegevens

  • Het persoonlijke dossier mag worden ingezien of is op te vragen. Dit kan alleen door de persoon zelf, tenzij anders bepaald door wettelijk gezag.
  • De persoon zelf kan vragen zijn persoonsgegevens te verwijderen. Dit geldt ook voor personen of organisaties die deze gegevens met toestemming hebben gekregen. Hiervoor is een schriftelijk verzoek met handtekening nodig.
  • Voor de financiële gegevens geldt een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.
  • Als er verschil van mening is over een formulering in het dossier, dan worden beide visies in het dossier opgenomen.
  • Voor een afschrift van of een correctie in het dossier moet een schriftelijk verzoek worden ingediend bij het hoofd gastenbegeleiding. Er wordt binnen vier weken gereageerd op dit verzoek. Onkosten worden in rekening gebracht.
  • Het verzoek om een afschrift van het dossier kan worden geweigerd als juridische redenen zich daar nadrukkelijk tegen verzetten. Als dit het geval is, wordt het medegedeeld. Wanneer het inzien of opvragen van een dossier het belang van anderen (bijvoorbeeld andere gasten) kan schaden, wordt dit eerst met de belanghebbende besproken.

Waarborgen voor de zorgvuldigheid en de beveiliging van de persoonsgegevens

  • De dossiers van de gasten (inclusief de aanmeldingsformulieren en intakeformulieren voordat men daadwerkelijk als gast is gekomen) zijn opgeborgen in een afgesloten dossierkast. Alleen de begeleiders hebben d.m.v. een eigen sleutel toegang tot deze kast.
  • De rapportagemap (“overdrachtsmap”) ligt in speciaal daarvoor bestemde kast in het algemeen kantoor. Alleen de begeleiders en de stafvervangers hebben d.m.v. een sleutel toegang tot deze kast. Gedurende de avond- en weekenddiensten ligt de rapportageklapper in een afgesloten kast in de gastvrouwenkamer beneden, waar alleen de begeleiders en de stafvervangers toegang toe hebben.
  • De gegevens die digitaal worden vastgelegd in het intakeprogramma en de digitale vastleggingen m.b.t. individuele gasten, zijn uitsluitend beschikbaar voor intakers en de begeleiders en zijn afgeschermd voor andere gebruikers.

Geheimhouding
De medewerkers in loondienst hebben op grond van de beroepsregels de verplichting tot geheimhouding. Voor overige gebruikers geldt dat de geheimhoudingsverplichting nadrukkelijk in de arbeidsovereenkomst respectievelijk de samenwerkingsovereenkomst vrijwilligers is opgenomen.

Verwijdering, vernietiging en bewaartermijnen van (persoons)gegevens
Na beëindiging van het verblijf worden de gegevens ondergebracht in een (digitaal en papieren) archief. Vijftien jaar na het verblijf in de Herberg worden de gegevens verwijderd dan wel vernietigd.
De gegevens uit de overdrachtsmap worden vernietigd na afronding van het verblijf.

Klachten over de verwerking
Bij klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan contact opgenomen worden met het hoofd gastenbegeleiding of de directeur. Als dit niet voldoet dan kan gebruik gemaakt worden van het klachtenreglement van de Herberg of kan er een klacht ingediend worden bij de privacy toezichthouder, t.w. de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), tel: 0900-2001201, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Technische en organisatorische matregelen.
Veiligheid van papieren dossier. Medewerkers van PDC de Herberg zijn zich bewust van de gevoeligheid van persoonsgegevens en het belang van zorgvuldigheid. Het dossier wordt direct na gebruik teruggeplaatst in de dossierkast.
Veiligheid bij digitale bestanden. De Herberg maakt gebruik van digitale dossiers en databestanden. Deze zijn alleen toegankelijk voor diegenen die op grond van hun functie daar toestemming voor hebben. Er zijn technische maatregelen getroffen om datalekken te voorkomen.

Slotbepalingen
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de directeur, zij het in de geest van het bovenstaande.